Toimisto koronan jälkeen

Toimistoissa tehdään paljon yhteiskunnan ja elinkeinoelämän kannalta tärkeää työtä. Fyysiset työympäristöt eri yritysten ja toimijoiden toimitiloissa ovat olleet erinäköisiä ja tarjonneet erilaisia tiloja työn tekemiseen. Osalla toimistotilat ovat kuvastaneet vahvasti yrityksen vapaata hierarkiaa, luovaa hulluutta sekä yksilön vastuuta omasta tekemisestä. Näiden yritysten työympäristöissä tunnusomaisia tiloja ovat lounget, hot-desk -alueet sekä erilaiset tiimi- ja scrum-tilat. Toisaalla taas toimistotilat ovat kuvastaneet vahvasti työn tekemisen luottamuksellisuutta, työrauhaa ja mahdollisuutta syvään keskittymiseen. Näissä toimistoissa työhuoneet, taukohuoneet sekä osittaiset maisemakonttorit ovat luoneet rungon työn tekemisen tiloille.

Kevään aikana Suomessa tehtiin valtava kollektiivinen digiharppaus, kun tietotyön ammattilaiset siirtyivät mahdollisuuksien mukaan etätöihin. Hyvin suunniteltujen työpisteiden tilalle tuli kodin pöytiä, työtasoja, silityslautoja, sohvia sekä sänkyjä. Onnekkaimmilla oli työtilat valmiina kotona, mutta uskoisin, että iso osa allekirjoittaneen tavoin siirtyi tekemään töitä täysin muuhun käyttöön suunniteltujen kalusteiden äärelle. Samassa rytinässä koko Suomi opetteli hetkessä etätyö- ja etäopiskelukulttuurin. Näin tapahtui myös niissä organisaatioissa, joissa etätöitä ei oltu nähty aikaisemmin vaihtoehtona.

Mikä muuttuu, mikä jää? Mikä on toimiston rooli tulevaisuudessa? Tarkastellaanpa asiaa muutamasta eri näkökulmasta:

Tasapuolistuminen

Nyt kun valtaosa toimistotyötä tekevistä ihmisistä on tutustunut etätyön mahdollisuuksiin ja tylsyyteen, uskon organisaatioiden olevan tasapuolisempia suhtautumisessaan etätöihin. Aiemmin etätöitä karsastaneet ovat huomanneet töiden luonnistuvan myös kotioloissa ilman jatkuvaa esimiehen valvontaa. Samaan aikaan etätöitä ihannoineet ovat ehkä huomanneet kaipaavansa kollegoidensa seuraa tai sitä omaa tiimiä ympärille kuullakseen, mitä ihmisille kuuluu. Näin ollen yksi perusteltu näkemys on, että monipaikkainen työ on tullut jäädäkseen.

Työntekijäkokemus keskiöön

Työntekijäkokemukseen vahvasti vaikuttavat yrityskulttuuri, sosiaalinen kulttuuri ja niitä tukeva työympäristö. Työn monipaikkaisuuden lisääntyessä, etäjohtamisen yleistyessä ja sosiaalisen välimatkan kasvaessa digitaalisen työympäristön rooli työntekijäkokemuksessa kasvaa. Fyysinen työympäristö ei ole yhtä vahvasti läsnä päivittäisessä tekemisessä. Tällöin digitaalisen työympäristön pitäisi tukea sujuvaa työn tekemistä, auttaa luomaan yhteenkuuluvuuden tunnetta sekä tukea yrityskulttuuria. Samaan aikaan meillä jokaisella on omat pelisääntömme etätyöskentelyyn. Tällöin meistä jokainen alkaa luoda sitä omaa itsenäistä työskentelykulttuuria ja on vaikea ennustaa, miten se vaikuttaa yhteiseen kulttuuriin tai yhteisiin prosesseihin. Onkin erittäin mielenkiintoista seurata tätä kehitystä ja sitä miten asioita johdetaan tulevaisuudessa.

Sosiaalisuus on meille monelle valtavan iso osa töissä viihtymistä. Hyvinvointia ja motivaatiota ruokkivat älykkäät, hauskat ja ammattitaitoiset kollegat, joiden joukossa tuntee kuuluvansa osaksi jotain isompaa. Yhdessä luominen ja ongelmien ratkaisu toimivat mielestäni parhaimmillaan, kun ollaan fyysisesti läsnä samassa paikassa samaan aikaan ja uskon vahvasti, että tulevaisuudessa myös fyysisellä työympäristöllä on iso rooli tietotyön tekemisessä. Työn- ja työympäristön sosiaalisuus yhdessä eheän kulttuurin kanssa takaavat sen, että tulevaisuudessakin töitä tehdään mieluusti yhteisessä hyvin suunnitellussa ja työn tekemistä tukevassa toimistoympäristössä.

Joustavuus

Nopeasti muuttunut toimintaympäristö on entisestään avannut yritysjohdon näkemyksiä siitä, miten kankea perinteinen yhden toimiston malli kiinteine seinineen on. Joustavuutta voi lähestyä useasta näkökulmasta, mutta ehkä kaksi tärkeintä ovat joustavat sopimukset ja tilaratkaisut.

Joustavuutta sopimuksiin on peräänkuulutettu jo pitkään, mutta siitä ei olla oltu ehkä valmiita maksamaan lisää. Nyt etätyöryntäyksen ja tyhjillään käyvien toimistojen kautta tämä saattaa muuttua ja joustavuuden tarjoamasta turvasta ollaan valmiita maksamaan lisää. Joustavuutta sopimukseen voivat tuoda erilaiset optiomallit tilan pienennyksiin tai lisätilan vuokraamisen. Toinen näkökulma joustavuuteen on miettiä fyysistä työympäristöä tilojen verkostona, jossa pääkonttori tai ydintilat ovat kohtaamista ja asiakastapaamisia tukeva yrityksen hermokeskus. Sitä tukemaan voidaan hankkia erilaisia satelliittipisteitä, hubeja tai co-working -tiloja tarjoamaan vaihtoehtoisia sijainteja lähempänä työntekijöiden koteja.

Joustavuutta tilaratkaisuihin tuo selkeästi määritelty tilakonsepti, jossa erilaista työn tekemistä varten on mietitty kulloistakin työn tekemistä tukeva työskentelyalue tai vyöhyke. Vyöhykkeiden käytettävyyttä muokataan liikuteltavilla kalusteilla ja ketterillä tilaratkaisuilla, mitkä mahdollistavat vyöhykkeiden käyttötarkoituksen muutoksen ilman kalliita remontteja. Tämä helpottaa ja nopeuttaa yritysten reagointikykyä myös tulevaisuuden muutoksiin.

Turvallisuus

Turvallisuus on selvä voittaja vuonna 2020. Niin tilojen fyysisen turvallisuuden ja terveellisyyden näkökulmasta, mutta uskoisin myös, että IT-turvallisuuden näkökulmasta. Etätyön lisääntyessä yritykset ovat paneutuneet myös tarkemmin etätyöskentelyn turvallisuuteen. On jouduttu miettimään ratkaisuja tiedon turvalliseen jakamiseen sekä levittämiseen niin organisaation sisällä kuin sidosryhmille ulkopuolellakin.

Miten paljon tilaa tarvitaan tulevaisuudessa? Tämä kysymys on kaikkien toimistotilojen kanssa tekemisessä olevien huulilla nyt. Mekin mietimme asiakkaidemme kanssa mitä varautuminen tarkoittaa tilamäärän, niiden jaottelun ja pelisääntöjen tai käytön osalta. Kevään ja alkusyksyn lämpimät säät ovat motivoineet etätöitä kotoa ja mökeiltä käsin. Ennen pitkäkantoisia päätöksiä suosittelen katsomaan tilanteen ja etätyön mielekkyyden pimenevän syksyn ja kolean talven koittaessa.

Mutta ennen kaikkea turvalliset ja terveelliset tilat lienevät nousseen tärkeysasteikolla kärkipäähän yritysten arvoasteikossa. Koronan myötä turvalliseen toimistotyöhön liitetään erityisesti riittävät turvavälit, selkeät toimintaohjeet ja erinomainen hygienia. Myös teknologian kehitys tuo tähän uusia mahdollisuuksia. Koronan myötä kysyntä erilaisille antibakteerisille pinnoille ja itsestään puhdistuville kalvoille on kasvanut, mikä mahdollistaa tuotekehitystä entisestään.

Lopuksi

Koronavirus on jättänyt jo nyt suunnattoman jäljen yhteiskuntaamme ja vasta vuosien päästä osaamme arvioida sen todellisia vaikutuksia. Lopulliset vaikutukset meille selvinnevät vasta, kun virus on hallinnassa rokotteen, teknisten ratkaisujen tai muutoin saavutetun immuniteetin avulla. Uskallan nyt jo väittää poikkeusolojen vahvistaneen yritysten ketteryyttä, uskoa omiin kykyihin sekä rohkeutta tehdä radikaalejakin uudistuksia vajavaisella ymmärryksellä kaikista uudistuksen vaikutuksista.

Ensimmäisiä viitteitä tulevasta toimistomaailmasta on alettu nähdä nyt syksyllä, kun etätöistä on alettu palailemaan takaisin toimistoille. Tulevat kuukaudet näyttävät mihin suuntaan koronatilanne kehittyy ja samalla aletaan huomata, miten pitkittynyt etätyö vaikuttaa yritysten ja yksilöiden tehokkuuteen sekä hyvinvointiin. Yhteisillä pelisäännöillä, yhteistyöllä ja hyvällä suunnittelulla työympäristöt tukevat jatkossakin yrityksiä menestyksen tiellä.

Ville Inkeri

Head of Corporate Solution

Newsec Property Asset Management in Finland