Toimistot sipoo

Toimistoon käytettävä investointi on toiseksi suurin henkilöstökulujen jälkeen. Sen takia on tärkeä miettiä yrityksen ja henkilöstön kannalta tärkeimmät asiat, joilla yritys saa tarpeisiinsa sopivat tilat. Alla olemme listanneet asioita, joita kannattaa miettiä toimiston valinnassa.

Toimiston sijainti

Vuokrattavia toimitiloja löytyy ympäri Suomen, niin pääkaupunkiseudulta kuin maakunnistakin. Pääkaupunkiseudun vapaat toimistot sijaitsevat laajasti Helsingissä, Espoossa, sekä Vantaalla. Pääkaupunkiseudun lisäksi suosittua kaupunkeja ovat Tampere, Turku ja Oulu.

Toimiston sijainti on tärkeä osa yrityksen brändiä sekä työnantajamielikuvaa. Toimistotilan sijaintia miettiessä tulisi ottaa huomioon onko tärkeämpää olla hyvien kulkuyhteyksien äärellä vai panostetaanko autoilijoihin, joten työntekijöille olla runsaasti autopaikkoja. Työn luonteen kannalta sijainnilla on väliä, jos työntekijät liikkuvat paljon tai asiakkaat vierailevat toimistolla on sujuvat kulkuyhteydet erityisen tärkeitä. Eri alueilla toimii myös erilaisia yrityskeskittymiä, useasti yritykset hakeutuvatkin saman alan yritysten läheisyyteen. Esimerkiksi Helsingin Pitäjänmäellä toimii paljon IT-alan yrityksiä, joiden tärkein etu on ihmisten osaaminen, jolloin hyvät julkiset kulkuyhteydet ovat tärkeitä. Aviapoliksessa, lentokentän lähettyvillä taas toimii paljon logistiikkayrityksiä, joille on tärkeää sujuvat liikenneyhteydet isollekin kalustolle ja nopea sekä sujuva pääsy valtateille on tärkeää.

Toimiston brändi

Toimisto on keskeinen osa yrityksen brändiä, joten onkin tärkeää kiinnittää toimistotilaa etsiessä huomiota, että toimistotilat tukevat yrityksen brändiä ja imagoa. Toimistotilan sijainti ja sisustuksen persoonallisuus mahdollistavat lisänäkyvyyttä yritykselle. Näkyvyyden lisäksi persoonallinen ja viihtyisä toimisto lisää työntekijöiden luovuutta, sekä tuo kilpailuetua rekrytoidessa uusia työntekijöitä. Erilaiset työskentelytilat tukevat erilaisten työntekijöiden tarpeita sekä yhteisöllisyyttä työpaikalla. Avotilat sekä ryhmätilat tukevat tiimityöskentelyä, mutta usein niiden lisäksi kaivataan usein hiljaisia työtiloja tai erillisiä työhuoneita, joissa voi keskittyä tekemään itsenäistä työtä. 

Joustavat tilat ja sopimus

Joustavuus on nykypäivänä avainsana niin itse toimistossa kuin vuokrasopimuksessakin. Pidempi sopimuskausi saattaa tosin näkyä edullisempana vuokratasona, mutta joustavuus kannattaa huomioida, jos yrityksen on kyettävä reagoimaan nopeasti niin markkinatilanteen kuin henkilöstön ja muiden muutosten osalta. Vuokranantajan kanssa on hyvä neuvotella tulevaisuuden suunnitelmista niin toimiston kasvattamisen kuin mahdollisesti supistamisenkin ja remontoinnin osalta.

Todellinen toimiston tilatarve

Montako henkeä tiloissa tulisi toimimaan? Kuinka paljon työntekijöitä on todellisuudessa samaan aikaan paikalla? Millainen olisi toimiva toimiston pohjaratkaisu? Nykyään suositaan monitilatoimistoa, joka tukee tehokasta tilankäyttöä. Jokainen yritys on omanlaisensa, ja sopiva neliömäärä ei selviä henkilömäärän laskennalla. Tehokas tilankäyttö saavutetaan, kun selvitetään työntekijöiden työskentelytavat. Näin pystytään määrittämään kuinka paljon mitäkin tilaa, kuten työpisteitä, ryhmätyötiloja, hiljaisen työskentelyn tiloja sekä epämuodollisia tapaamisalueita ja virikkeellisiä taukotiloja tarvitaan. Turhaa tilaa ei kannata pitää vaan miettiä pidemmällä aikavälillä tarvittavat muutokset ja sopia mahdollisuuksista etukäteen vuokranantajan kanssa. Yrityksen tärkeimpään resurssiin, henkilöstöön ja heidän hyvinvointiinsa, kannattaa panostaa.

Palvelut

Mitä palveluita yrityksesi tarvitsee tai haluaa ulkoistaa entä millaisia ovat työntekijöiden toiveet? Aulapalvelu auttaa monessa päivittäisessä asiassa, kuten vieraiden vastaanottamisessa ja postipalveluissa. Ravintola, catering- ja kokouspalvelut, IT-palvelut, siivouspalvelut, turvallisuus ja muut palvelut kannattaa selvittää tarpeiden mukaan. Onko tarvetta työntekijöiden arkea helpottaville palveluille, kuten kuntosalille, autopesulalle tai hierojalle? Monipuoliset palvelut tukevat työntekijöiden hyvinvointia ja motivaatiota.

Hinta

Toimitilojen vuokrahinta muodostuu monesta asiasta, ei pelkistä seinistä ja lattianeliöistä, vaan koko fyysisestä työympäristöstä. Työpistekustannuksia tarkkailemalla päästään paremmin kiinni todelliseen hintaan. Kun toimiston koko on optimoitu, yritys mahtuu usein pinta-alaltaan pienempään tilaan ja saa säästöjä, vaikka neliöhinta olisi korkeampikin. Toimitilavuokran päälle tulee yleensä noin 5-15 muutakin sopimusta sähköstä siivoukseen ja tietoliikennepalveluihin. Pääkaupunkiseudulla hoitokustannukset keskimäärin 30% vuokrasta. Budjettiraamit on hyvä asettaa, mutta tila kannattaa miettiä kulun sijaan pitkän aikavälin strategisena investointina. Mieti myös tulevaisuuden tarpeesi vuokrasopimusta neuvotellessasi.

Vastuullisuus

Energiatehokkaan toimistorakennuksen valitseminen on yksi merkittävämpiä vastuullisuustekoja. Tukeeko toimitilaratkaisu ja palvelut kestävien ja ekologisten valintojen tekemistä yrityksen arjessa? Keskeisessä roolissa on terveellinen ja turvallinen työympäristö, joka tukee työntekijöiden hyvinvointia ja työvirettä. Vastuullisuudesta kertovat mm. erilaiset ympäristösertifioinnit ja vastuuohjelmat.

Mistä löydän sopivan toimiston?

Jos oma osaaminen tai resurssit ovat kortilla toimiston kartoittamiseen niin kannattaa olla yhteydessä asiantuntijaan. Newsecin kokenut toimitilavälittäjä etsii juuri sinun tarpeisiisi sopivat tilat, ja pääset tutustumaan kaikkiin kohteisiin yhdestä osoitteesta. Ja mikä parasta, Newsecin välityspalvelu on tilanhakijalle maksuton. Voit myös itse tutkia sopivia toimistovaihtoehtoja Newsecin toimitilahausta. Vaihtoehtoja voit rajata muun muassa tyypin, sijainnin, koon ja palveluiden mukaan.

Meiltä saat apua kaikkien toimitilatyyppien kanssa. Tutustu vapaisiin tuotantotiloihin, varastotiloihin, ja liiketiloihin.