Muuttajan muistilista

Muuton ajankohta

Ihan ensimmäiseksi, mieti tarkkaan, mikä olisi liiketoimintasi kannalta paras ajankohta muutolle. Tämä on tietysti otettava huomioon jo paljon aiemmin, toimitiloja etsittäessä ja viimeistään vuokrasopimusneuvotteluissa. Keskellä kiireisintä aikaa ei kannata muuttoa järjestää. Suosittelemme välttämään erityisesti ensimmäisiä viikkoja heti lomakausien jälkeen, jolloin työntekijöillä on tyypillisesti kädet täynnä töitä ja sähköpostilaatikot pullistelevat lukemattomista viesteistä. Jos mahdollista, hyvä vaihtoehto on hoitaa muutto viikonloppuna. Tiedät tietysti itse parhaiten, mitä ajankohtia kannattaa välttää, ja milloin taas on hiljaisempia kausia.

Muuton suunnittelu

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, ja vanha viisaus pätee myös muuttamiseen. Kirjaa ylös muuton aikataulu eri vaiheineen ja nimeä vastuuhenkilöt.

Selvitä ja hoida ennen muuttoa myös seuraavat asiat:

• Minkä verran muuttolaatikoita tarvitaan? Muista tilata laatikot ajoissa!

• Hoidatteko muuton täysin omin voimin vai olisiko syytä palkata muuttofirma? Pidä mielessä, että muuttofirmat kannattaa kilpailuttaa, mihin on varattava aikaa useita kuukausia.

• Mihin muuttoautot voi pysäköidä? Varaa riittävästi pysäköintitilaa!

• Onko tarvetta muuttovakuutukselle? Monet vakuutusyhtiöt myyvät vakuutuksia, jotka korvaavat muuttamisen yhteydessä sattuneita vahinkoja.

Osoitteenmuutos

Ilmoita uusi osoite viranomaisille ja palveluntarjoajille:

• Posti

• Kaupparekisteri

• Vakuutusyhtiö

• Vartiointiyhtiö

• Sähköyhtiö

• Puhelinoperaattori

• Internet-palveluntarjoaja

• Siivousfirma

• Jätehuolto

• Toimistolle tulevat lehdet

• Muut mahdolliset palvelusopimukset

Vanhat tilat

• Pakkaa ja nimiöi tavarat. Tämä on erityisen tärkeää tietokoneiden, johtojen ja muiden it-laitteiden kohdalla! Järkevintä on, että kukin työntekijä hoitaa pakkaamisen oman työpisteensä osalta.

• Vuokrasopimuksessa on yleensä maininta tilojen saattamisesta luovutuskuntoon. Järjestä siis huolellinen loppusiivous, erityisesti, jos olet ollut vuokralla; jotkut vuokranantajat saattavat vaatia, että loppusiivous hoidetaan ammattimaisesti. Jos sopimuksessa mainitaan, että tilat on palautettava alkuperäiseen kuntoonsa, kyse on paljon enemmästä kuin pelkästä loppusiivouksesta. Keskustele ja sovi asia suoraan omistajan kanssa ja järjestä loppukatselmus.

• Kierrätä jätteet sekä tarpeettomat laitteet ja toimistokalusteet asianmukaisesti. Kierrätyksen hoitaminen on oma laaja projektinsa, johon sisältyy mm. vanhojen kalusteiden inventoiminen, tarjousten pyytäminen kalustepoistoista sekä kalustepoistojen järjestäminen.

• Tuhoa luottamukselliset asiakirjat

Uudet tilat

• Varmista hyvissä ajoin, että kiinteistössä on riittävät tietoliikenneyhteydet ja tarvittava määrä sähköpisteitä.

• Suunnittele palvelinten sijainti sekä sovi, kuka vastaa niiden asentamisesta ja kytkemisestä.

• Jos käytät lankapuhelimia, muista siirtää puhelinjärjestelmä.

• Pidä huolta, että lukitus- ja hälytysasiat sekä vartiointi ovat kunnossa.

• Millaisia kalusteita uusiin tiloihin tarvitaan? Mitä vanhoja kalusteita voidaan hyödyntää, mitä taas pitää hankkia? Tietysti yrityksessä on jo paljon ennen muuttoa mietitty, mitä uusilta tiloilta halutaan sekä millainen työympäristö parhaiten tukee yrityksen liiketoimintaa ja työprofiileja – koko muuttoprojekti on saattanut lähteä tällaisista mietinnöistä liikkeelle. Älä epäröi hankkia tarvittaessa ulkopuolista apua tila- ja sisustussuunnitteluun.

Viestintä henkilöstölle

Pidä henkilöstö tietoisena muuton aikataulusta ja siihen liittyvistä käytännön asioista hyvissä ajoin etukäteen. Tiedota seuraavista asioista koskien varsinaista muuttoa:

• Milloin muutto tapahtuu?

• Minne muutetaan?

• Keitä kaikkia muutto koskee?

• Miten muutto etenee?

• Siirrytäänkö uusiin tiloihin saman tien? Siirtyykö koko henkilöstö kerralla vai osissa?

• Mitä henkilöstön tulee tehdä ja millä aikataululla? (Esim. oman työpisteen siivous ja muut sitä koskevat toimenpiteet, omat työvälineet)

• Ketkä ovat vastuuhenkilöt?

Uusien tilojen osalta tiedota seuraavista asioista:

• Millaiset ovat kulkuyhteydet? Entä pysäköintipaikat?

• Millaiset ovat hälytys- ja turvallisuusohjeet?

• Missä kunkin työpiste sijaitsee?

• Millaisia palveluita alueella on?

• Miten työpaikkaruokailu on järjestetty?

• Kuinka tiloihin pääsee?

• Millaiset ovat sisäiset palvelut, esim. it-tuki, siivous, toimistotarvikkeet?

• Missä neuvotteluhuoneet sijaitsevat?

• Onko tarjolla postitus- ja aulapalveluita?

• Missä ensiapukaapit sijaitsevat?

• Muuttuvatko työterveyshuoltoon liittyvät järjestelyt?

Mieti, mikä on sopivin tapa viestiä ja mitä kanavia käytät:

• Jos koko henkilöstöllä on pääsy intranetiin, sähköpostiin tai firman sisäiseen chattiin, ja näitä kanavia käytetään säännöllisesti, voit hyvin käyttää niitä tiedottamiseen.

• Jos henkilöstöllä on vain vaihtelevasti tai ei lainkaan pääsyä verkkoon, on syytä järjestää sisäinen tiedotustilaisuus.

• Voit myös jakaa painetun tiedotteen ohjeistuksineen työpisteisiin, postilokeroihin tai työntekijöiden kotiosoitteisiin.

Verkkosivujen ja materiaalien päivittäminen

Päivitä uusi osoite verkkosivuille heti muuttopäivänä. Ohjeista henkilöstöä päivittämään osoite sähköpostien allekirjoituksiin. Painetut materiaalit, kuten uudet käyntikortit, on hyvä tilata 1‒2 viikkoa ennen muuttoa.

Newsecin Corporate Solutions auttaa mielellään toimitilaprojektiin ja muuton koordinointiin liittyvissä asioissa. Jos taakka tuntuu raskaalta ja projektiin on vaikeaa löytää omia resursseja, apua kyllä saa!

Newsecin toimitilahausta löydät itsellesi uuden tilan, johon voit suunnitella oman unelmiesi toimiston.