Millainen on toimiva monitilatoimisto?

1. Fyysinen tila

Taustalla on ajatus toimintalähtöisestä työskentelystä (activity based working), jossa tilat suunnitellaan tukemaan eri työn tekemisen tapoja. Monitilatoimisto ei ole pelkkä tilaratkaisu, vaan siihen liittyy toimiva teknologia ja erityisesti toimintalähtöinen ajattelutapa, jossa oleellista on halu tehdä töitä käyttämällä työympäristöä uudella tavalla. Toiminnallisten vyöhykkeiden määrä ja keskinäinen suhde eri organisaatioissa vaihtelee. Monitilatoimiston edut ovat tutkitusti erityisesti sen tuomassa joustavuudessa ja valinnanvapaudessa. Konsepti suunnitellaan aina tarpeen mukaan, ja siihen kuuluu kiinteästi työprosessien tarkastelu sekä teknologian mahdollisuudet.

Myös huonekalut valitaan tukemaan erilaisia työtehtäviä ja työntekijöitä. Sähköpöydät ovat ehdoton valinta vapaille työpisteille, ja liikuteltavilla sermeillä saadaan tilaan muunneltavuutta. Hyvin äänisuojatut tilat sopivat paljon puhelimessa puhuville ja keskittyvää työtä tekeville. Säilytysratkaisut kannattaa suunnitella huolella, sillä mobiilinkin työn tekijät tarvitsevat tilaa työvälineille ja henkilökohtaisille tavaroille.

Yhteys hot desk -konseptiin on siinä mielessä todellinen, että monitilassa ei yleensä ole nimettyjä työpisteitä. Joillekin työntekijöille työpiste kuitenkin voidaan yksilöidä, jos he esimerkiksi tarvitsevat jatkuvasti työpisteellä sijaitsevia laitteita tai työ on luonteeltaan staattista. Yksittäisten työpöytien lisäksi suunnitellaan ryhmätyötiloja, hiljaiseen työskentelyyn tarkoitettuja pisteitä sekä epämuodollisia tapaamisalueita ja virikkeellisiä taukotiloja.

2. Virtuaalinen työympäristö

Monitilaympäristössä ihmiset liikkuvat työpisteeltä toiselle työtehtävien vaihtuessa, joten on tärkeää panostaa mobiilin työnteon tukemiseen. Tämä tarkoittaa toimivia kannettavia, tabletteja ja älypuhelimia, videopuheluita tukevia laitteita ja hyvää langatonta yhteyttä. Työpisteillä on myös oltava riittävä määrä pistorasioita. Vaihtuvien työpisteiden työpaikalla on järkevää pyrkiä vähentämään paperin käyttöä. Siksi toimivassa tilassa on panostettu sähköisiin arkistointi- ja säilytysratkaisuihin, joiden sisällöt pidetään hyvässä järjestyksessä ja helposti löydettävinä. Konsepti tukee usein myös etätyötä: jotkut työtehtävät eivät ole aika- tai paikkasidonnaisia, ja ne voidaan hoitaa kotoa käsin. Silloin etäyhteyksien tulee olla kunnossa.

3. Työntekotavat ja pelisäännöt

Monitilatoimiston tärkeimmän osa-alueen kokonaisvaltaisessa työympäristösuunnittelussa muodostavat ihmiset. Organisaatiossa ei saada aikaan muutoksia pelkästään tilaan vaikuttamalla, vaan on ensiarvoisen tärkeää osallistaa käyttäjiä kehittämisprosesseihin: ihmisiä tulee informoida, kuunnella ja valmentaa. Toimintalähtöisen työskentelyn taustalla on ajatus motivaation lisäämisestä antamalla lisää vapautta ja vastuuta: kun ihminen saa itse suunnitella päivänsä ja valita työtilansa, hän on tyytyväisempi työhönsä ja pyrkii tekemään hyvää tulosta. Tämä pitääkin pitkälti paikkansa. Kuitenkin, jos yrityksen kulttuuri perustuu vahvasti työnteon kontrollointiin, tulee henkilöstön ja johdon välillä pyrkiä muutokseen muutenkin kuin vain tilamuutoksen kautta. Kyttäysmentaliteetilla toimiva organisaatio ei hyödy monitilatoimistosta, jonka toimivuus perustuu ihmisten väliseen luottamukseen.

Monitilakonseptiin siirtyvän yrityksen kannattaa tehdä suunnitelma tarkasti yhdessä työntekijöiden kanssa. Myös uusista pelisäännöistä on hyvä sopia yhteisesti: Mitkä ovat ohjeet etätyön tekemiseen? Kuinka pitkäksi aikaa työpisteen saa varata kerrallaan? Saako työpöydän ääressä syödä? Missä puheluita puhutaan? Näillä on ratkaiseva merkitys viihtyvyyden kannalta ja niiden toimivuutta kannattaa myös tarkastella säännöllisin väliajoin.