Vinkit toimitilan valintaan


Toimitilat ovat iso investointi, itse asiassa toiseksi suurin henkilöstökulujen jälkeen. Sen takia on tärkeä miettiä yrityksen ja henkilöstön kannalta tärkeimmät asiat, joilla yritys saa tarpeisiinsa sopivat tilat. Alla olemme listanneet asioita, joita kannattaa miettiä toimitilan valinnassa.

Joustavat tilat ja sopimus

Joustavuus on nykypäivänä avainsana niin itse toimitiloissa kuin vuokrasopimuksessakin. Pidempi sopimuskausi saattaa tosin näkyä edullisempana vuokratasona, mutta joustavuus kannattaa huomioida, jos yrityksen on kyettävä reagoimaan nopeasti niin markkinatilanteen kuin henkilöstön ja muiden muutosten osalta. Vuokranantajan kanssa on hyvä neuvotella tulevaisuuden suunnitelmista niin toimitilojen kasvattamisen kuin mahdollisesti supistamisenkin ja remontoinnin osalta.

Todellinen tilantarve

Montako henkeä tiloissa tulisi toimimaan? Kuinka paljon työntekijöitä on todellisuudessa samaan aikaan paikalla? Millainen olisi toimiva toimitilojen pohjaratkaisu? Nykyään suositaan monitilatoimistoa, joka tukee tehokasta tilankäyttöä. Jokainen yritys on omanlaisensa, ja sopiva neliömäärä ei selviä henkilömäärän laskennalla. Tehokas tilankäyttö saavutetaan, kun selvitetään työntekijöiden työskentelytavat. Näin pystytään määrittämään kuinka paljon mitäkin tilaa, kuten työpisteitä, ryhmätyötiloja, hiljaisen työskentelyn tiloja sekä epämuodollisia tapaamisalueita ja virikkeellisiä taukotiloja tarvitaan. Turhaa tilaa ei kannata pitää vaan miettiä pidemmällä aikavälillä tarvittavat muutokset ja sopia mahdollisuuksista etukäteen vuokranantajan kanssa.

Sijainti

Tässä kohtaa on hyvä miettiä ainakin sitä, millaisia asiakkaasi ja työntekijäsi ovat ja missä he liikkuvat? Olisiko sinun järkevää hakeutua ydinkeskustan tuntumaan hyvien julkisten liikenneyhteyksien äärelle, vai pikemmin kantakaupungin ulkopuolelle, missä liikutaan enemmän omalla autolla ja parkkipaikkoja on paremmin tarjolla? Millaisia palveluita alueella on tarjolla? Houkutteleva työympäristö, hyvä sijainti ja sujuvat kulkuyhteydet ovat kilpailuvaltteja myös kovenevilla rekrymarkkinoilla, kun haluat palkata yrityksellesi parhaat osaajat.

Palvelut

Mitä palveluita yrityksesi tarvitsee tai haluaa ulkoistaa entä millaisia ovat työntekijöiden toiveet? Aulapalvelu auttaa monessa päivittäisessä asiassa, kuten vieraiden vastaanottamisessa ja postipalveluissa. Ravintola, catering- ja kokouspalvelut, IT-palvelut, siivouspalvelut, turvallisuus ja muut palvelut kannattaa selvittää tarpeiden mukaan. Onko tarvetta työntekijöiden arkea helpottaville palveluille, kuten kuntosalille, autopesulalle tai hierojalle? Monipuoliset palvelut tukevat työntekijöiden hyvinvointia ja motivaatiota.

Hinta

Toimitilojen vuokrahinta muodostuu monesta asiasta, ei pelkistä seinistä ja lattianeliöistä, vaan koko fyysisestä työympäristöstä. Työpistekustannuksia tarkkailemalla päästään paremmin kiinni todelliseen hintaan. Kun toimitilan koko on optimoitu, yritys mahtuu usein pinta-alaltaan pienempään tilaan ja saa säästöjä, vaikka neliöhinta olisi korkeampikin. Toimitilavuokran päälle tulee yleensä noin 5-15 muutakin sopimusta sähköstä siivoukseen ja tietoliikennepalveluihin. Pääkaupunkiseudulla hoitokustannukset keskimäärin 30% vuokrasta. Budjettiraamit on hyvä asettaa, mutta tila kannattaa miettiä kulun sijaan pitkän aikavälin strategisena investointina. Mieti myös tulevaisuuden tarpeesi vuokrasopimusta neuvotellessasi.

Mitä haluat yrityksestäsi viestiä?

Toimitilat kertovat osaltaan tarinaa sinusta ja yrityksestäsi: toimisto trendikkäästi remontoidussa tehdasrakennuksessa viestii erilaisia asioita kuin toimitilat linnamaisen arvokkaassa jugend-talossa. Houkutteleeko työympäristö tarvitsemiasi osaajia? Onko toimiston ulkopuolinen työympäristö toimiva ja edustava? Siisteys, opasteet, yleiset tilat, aulapalvelu vaikuttavat väistämättä siihen mielikuvaan, joka asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja potentiaalisille työntekijöille yrityksestäsi muodostuu.

Vastuullisuus

Energiatehokkaan toimistorakennuksen valitseminen on yksi merkittävämpiä vastuullisuustekoja. Tukeeko toimitilaratkaisu ja palvelut kestävien ja ekologisten valintojen tekemistä yrityksen arjessa? Keskeisessä roolissa on terveellinen ja turvallinen työympäristö, joka tukee työntekijöiden hyvinvointia ja työvirettä. Vastuullisuudesta kertovat mm. erilaiset ympäristösertifioinnit ja vastuuohjelmat.

Mistä löydän vuokrattavan toimitilan?

Jos oma osaaminen tai resurssit ovat kortilla toimitilojen kartoittamiseen niin kannattaa olla yhteydessä asiantuntijaan. Newsecin kokenut toimitilavälittäjä etsii juuri sinun tarpeisiisi sopivat tilat, ja pääset tutustumaan kaikkiin kohteisiin yhdestä osoitteesta. Ja mikä parasta, Newsecin välityspalvelu on tilanhakijalle maksuton. Voit myös itse tutkia sopivia vaihtoehtoja Newsecin toimitilahausta. Vaihtoehtoja voit rajata muun muassa tyypin, sijainnin, koon ja palveluiden mukaan.

Sinua voisi kiinnostaa