Avokonttorin sisustusideat, osa 2

1. Toimitilat osana yrityksen brändiä

Hyvin brändätyn yrityksen markkinointimateriaalit ovat yhteneväisiä: logo, esitteet, käyntikortit, videot ja verkkosivut blogeineen ovat ulkoasultaan samaa perhettä, ja ne viestivät samaa tarinaa. Tämä luo asiakkaille ja muille kohderyhmille koherentin ja uskottavan kuvan yrityksestä.

Brändäyksen tulisi ulottua myös toimitiloihin; ne ovat nimittäin merkittävä osa yrityksesi brändiä. Asiakas ja työntekijät muodostavat mielipiteensä yrityksestä tyypillisesti ensivaikutelman perusteella, ja tässä toimitiloilla voi olla ratkaiseva rooli.

Toimitilan sisustaminen ja brändäys ei välttämättä vaadi kymmenien tuhansien eurojen investointia. Mielikuvien viestimisen kannalta graafisen ohjeiston orjallista noudattamista tärkeämpää on toimitilojen yleissiisteys ja toiminnallisuus: siisti tila luo niin työntekijälle kuin asiakkaallekin hyvän ja viimeistellyn kuvan yrityksen toiminnasta.

2. Pidä toimitiloissa siivoustalkoot

Niin yksinkertaiselta kuin se kuulostaakin, yksi helpoimmista keinoista tehdä toimitiloista viihtyisämmät ja samalla parantaa yrityksen ilmettä on pitää vanhat kunnon siivoustalkoot. Vuosien varrella kertyneet paperiröykkiöt täyttävät salakavalasti kaapit, pöydät ja julkiset tilat, ja tekevät yleisilmeestä epäsiistin ja tunkkaisen.

Mieti yhdessä henkilökunnan kanssa, mitä tavaroita ja papereita todella tarvitsette päivittäisessä työskentelyssä. Karsikaa kovalla kädellä ylimääräiset tavarat ja huonekalut pois. Keskimäärin yhdelle työntekijälle riittää metri säilytystilaa, jonka olisi hyvä olla suljettavissa oven taakse piiloon rumentamasta näkymää.

3. Paranna työhyvinvointia panostamalla ergonomiaan

Ergonomia on tekniikan ja toiminnan sovittamista ihmisille. Sen avulla parannetaan turvallisuutta, terveyttä ja hyvinvointia sekä järjestelmien häiriötöntä ja tehokasta toimintaa.

Usein työympäristössä ajatellaan, että ergonomia tarkoittaa sähköpöytien, jumppapallojen, satulatuolien ja muiden välineiden hankkimista työntekijälle. Sähköpöydän hankkimisen jälkeen tyypillisesti katsotaan, että nyt asia on hoidossa. Työergonomia on kuitenkin paljon kokonaisvaltaisempi ja moniulotteisempi asia kuin pelkkä kokoelma erilaisia välineitä.

Työhyvinvointi on kokonaisvaltaista hyvinvointia ympäristössä, jossa henkilökunta viettää suurimman osan ajastaan. Perehdy henkilöstön työskentelytapoihin sekä heidän tarpeeseensa käyttää erilaisia työskentelyvälineitä. Kartoita työympäristössä olemassa olevat kalusteet ja mahdollisuudet muunnella niiden käyttötarkoitusta.

Pohdi vastauksia esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

• Onko työympäristössä kalusteita, joita voisitte kierrättää työntekijältä toiselle ergonomisuuden parantamiseksi?

• Onko työpaikan kohtaamistilat suunniteltu tukemaan työhyvinvointia? Voisiko kohtaamistiloja sisustamalla saada vaihtelua työympäristöön ja näin tukea monimuotoista työhyvinvointia?

• Onko työprosesseissa muutettavaa?

• Onko työajan suhteen tarvetta huomioida erilaisia työntekijöitä?

Ergonomia on kokonaisvaltainen tapa tarkastella työntekijöiden hyvinvointia.

Käytännössä usein on kuitenkin järkevää keskittyä johonkin sen osa-alueeseen kerrallaan:

• Fyysinen ergonomia keskittyy fyysisen toiminnan sopeuttamiseen ihmisen anatomisten ja fysiologisten ominaisuuksien mukaisiksi. Fyysinen ergonomia korostuu työympäristön, työpisteiden, työvälineiden ja työmenetelmien suunnittelussa.

• Kognitiivinen ergonomia keskittyy järjestelmien ja niiden käyttöliittymien sopeuttamiseen. Tavoitteena on saada ne vastaamaan ihmisen tiedonkäsittelyn ominaispiirteitä. Kognitiivinen ergonomia korostuu järjestelmien ja niiden käyttöliittymien (näytöt ja ohjaimet) ja tiedon esittämistapojen suunnittelussa.

• Organisatorinen ergonomia keskittyy teknisen järjestelmän ja sosiaalisen järjestelmän yhteensovittamiseen. Se korostuu muun muassa henkilöstön, työprosessien, työkokonaisuuksien ja työaikajärjestelyjen suunnittelussa.

4. Työn luonne vaikuttaa akustisiin ratkaisuihin

Toimitilojen akustiikka ja yleinen äänimaailma vaikuttavat mielikuvaan yrityksestä. Rauhallinen ja pehmeä äänimaailma luo kuvan turvallisesta ja hyvin suunnitellusta työympäristöstä.

Ääniolosuhteiden suunnittelua varten ei kuitenkaan voida esittää yleispäteviä ohjeita, sillä avotilatoimistojen henkilöstön työtehtävät, sisustus- ja kalustusratkaisut sekä huonekoko vaihtelevat merkittävästi.

Sopiva akustinen tavoitetaso riippuu aina työn luonteesta ja yrityskulttuurista. Jos toimitilassa on akustisia ongelmia, perehdy ensin organisaation tapaan tehdä työtä, ja ryhdy vasta sitten suunnittelemaan akustiikkaa parantavia toimenpiteitä.

Keskittymistä vaativan yksilötyön kohdalla tulisi pyrkiä maksimaaliseen akustointiin, jos työtä on jatkuvasti tehtävä työpisteestä käsin, eikä esimerkiksi vetäytymishuoneita voi käyttää. Tiimityön kohdalla keskustelu työpistealueella on jatkuvaa ja oleellinen osa työntekoa. Tällaisella alueella tavoitteena on taso, jolla puheääni on hyvin erottuva alle kahdeksan metrin etäisyyksillä, mutta puhe ei silti kantaudu liian kauas puhujasta toisen tiimin korviin. Tällöin korkeita seinäkkeitä ei tule käyttää, tai seinäkkeitä ei tarvita ehkä lainkaan.

Mieti myös, pystytäänkö tiimien tai tilojen uudelleen järjestelyllä saavuttamaan tarvittavat muutokset. Joskus kevyet tilajärjestelyt riittävät. Työympäristön rakennetta pystytään helposti muuttamaan ottamalla esimerkiksi neuvottelutila hiljaisen työskentelyn alueeksi, jolloin sitä voidaan käyttää keskittymistä vaativien tehtävien tekemiseen.

Yleensä jo lattiapintojen matotus tai jopa irtomattojen käyttö voi auttaa taklaamaan pahimman kaiun. Seinille asennettavat akustiikkaelementit ovat erinomainen apu, ja ne pystytään usein brändäämään asiakkaan ilmeen mukaisiksi. Myös kevyet työpisteiden eteen pöytäpintaan kiinnitettävät sermit auttavat parantamaan akustisia olosuhteita.

5. Monitilatoimisto – tulevaisuuden työympäristö?

Monitilatoimisto on tietotyön murroksen synnyttämä uusi, joustava ja muunneltava tilakonsepti. Se tarjoaa toiminta-alustan lisääntyvälle ja monimuotoistuvalle yhteistyölle sekä niille työrupeamille, jolloin yksin tehtävä työ ja keskittyminen ovat tärkeitä.

Monitilatoimiston tulisi mahdollistaa sopivan työtilan valinta kulloiseenkin työtehtävään: rauhallisia työtiloja keskittymistä vaativille töille sekä ryhmätyötiloja ja kohtaamispaikkoja erityyppisille neuvotteluille ja yhteistyötilanteille.

Uudenlaiset toimistojen käyttötavat ovat lisääntyneet kehittyvän tieto- ja kommunikaatioteknologian myötä. Mukana kannettavat laitteet eivät sido työntekijöitä yhteen kiinteään työpisteeseen, ja henkilökohtaiseksi nimetyn työpisteen sijasta toimistossa on yhteiskäytössä olevia erilaisia työtiloja, joita käytetään tilanteen mukaan. Henkilökohtaisia työpisteitä voidaan kuitenkin nimetä niille, joille se työn luonteen mukaisesti on tarkoituksenmukaista.

Kyseessä on siis työympäristö, jossa on erilaisia ratkaisuja erilaisille käyttäjäprofiileille. Monitilatoimistossa on erilaisia työtiloja, esim. avotila, kokoustila, vetäytymistila ja lounge. Työntekijät työskentelevät pääasiassa avoimessa tilassa muiden työntekijöiden kanssa ilman omaa erillistä työhuonetta tai edes omaa pysyvää työhuonetta.

Newsec Use & Design -asiantuntijat auttavat yritystäsi kaikissa toimitilojen sisustukseen ja toiminnallisuuksiin liittyvissä haasteissa. Pienillä muutoksilla sinunkin toimitilastasi saadaan miellyttävä työskentelyalue, joka kannustaa työntekijöitä parempiin tuloksiin. Ota yhteyttä, autamme mielellämme.